Πώς το γραφείο χωρίς χαρτί επιλύει το δίλημμα της διαχείρισης αρχείων;

Ας μιλήσουμε πρώτα για το πώς είναι το παραδοσιακό γραφείο του πονοκέφαλου: το ντουλάπι αρχείων είναι γεμάτο και χρειάζεται πολύς χρόνος για να βρούμε μια σύμβαση. Σημαντικά έγγραφα χάνονται εύκολα ή κατεστραμμένα. Τα τμήματα περνούν τα έγγραφα όπως το παιχνίδι "Pass the Parcel". Αυτά τα προβλήματα μπορούν να επιλυθούν αποτελεσματικά απόΣύστημα γραφείου χωρίς χαρτί.

1. Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση αντικαθιστά τη συσσώρευση χαρτιού

Το πιο άμεσο όφελος του γραφείου χωρίς χαρτί είναι να φτιάξετε τα αρχεία "online". Όλα τα έγγραφα σαρώνονται σε ηλεκτρονικές εκδόσεις και αποθηκεύονται στο σύστημα, υποστηρίζοντας πολλαπλές μορφές όπως PDF και Word. Για παράδειγμα, το σύστημα διαχείρισης συμβολαίων της εταιρείας μας πρέπει τώρα να εισέλθει μόνο στον αριθμό της σύμβασης για να ανακτήσει το πλήρες αρχείο εντός 3 δευτερολέπτων και δεν υπάρχει λόγος να πετάξετε μέσα από τα ντουλάπια.

2. Έξυπνη αναζήτηση και γρήγορη τοποθέτηση

Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα των ηλεκτρονικών αρχείων είναι ότι μπορούν να αναζητηθούν. Η ενσωματωμένη λειτουργία αναζήτησης πλήρους κειμένου του συστήματος μπορεί να αναζητήσει με λέξεις-κλειδιά, ημερομηνίες, συγγραφείς και άλλες διαστάσεις. Την περασμένη εβδομάδα, το τμήμα οικονομικών αναζητούσε μια φόρμα επιστροφής πριν από τρία χρόνια. Χρησιμοποίησε πολύ χρόνο για να γυρίσει τα αρχεία, αλλά τώρα βγαίνει μετά την είσοδο "Ταξιδιωτικά έξοδα το 2022".

3. Έλεγχος έκδοσης για να αποφευχθεί η σύγχυση

Το πιο φοβισμένο πράγμα για τα έγγραφα χαρτιού είναι ότι αναθεωρούνται συνεχώς και κανείς δεν ξέρει ποιος έχει την τελευταία έκδοση. Το ηλεκτρονικό σύστημα εγγράφων θα αποθηκεύσει αυτόματα ιστορικές εκδόσεις και θα ρυθμίσει δικαιώματα τροποποίησης. Η πρόταση σχεδιασμού του τμήματος μάρκετινγκ μας έχει αναθεωρηθεί τώρα στην έκδοση 15 και το σύστημα καταγράφει σαφώς ποιος έκανε κάθε αναθεώρηση και πότε.

4. Το κινητό γραφείο σπάει τους περιορισμούς του χώρου

Με ένα σύστημα χωρίς χαρτί, τα κινητά τηλέφωνα μπορούν επίσης να έχουν πρόσβαση σε αρχεία ανά πάσα στιγμή. Την τελευταία φορά, το αφεντικό μου ζήτησε μια προσφορά στο αεροδρόμιο και συνδεθήκαμε στο σύστημα απευθείας στο κινητό μου τηλέφωνο για να τον στείλω σε αυτόν, το οποίο ήταν ταχύτερο από την ρητή παράδοση. Μπορώ να χειριστώ όλα τα αρχεία με ένα tablet όταν ταξιδεύω και μπορώ να συσκευάσω το μισό στη βαλίτσα μου.

5. Ασφαλές αντίγραφο ασφαλείας για την πρόληψη της απώλειας

Σημαντικά αρχεία αντιστοιχίζονται αυτόματα στο σύννεφο μετά τη σάρωση, οπότε δεν χρειάζεται να ανησυχείτε ακόμη και αν ο υπολογιστής καταρρέει. Έχουμε συναντήσει μια τραγωδία όπου το γραφείο ήταν πλημμυρισμένο και όλα τα αρχεία χαρτιού χάθηκαν. Τώρα τα ηλεκτρονικά αρχεία έχουν τριπλά αντίγραφα ασφαλείας, τα οποία είναι πολύ πιο ασφαλή.

6. Το πράσινο γραφείο μειώνει το κόστος

Ας κάνουμε μερικούς υπολογισμούς: Το χαρτί A4 κοστίζει 20 γιουάν ανά πακέτο και η εταιρεία χρησιμοποιεί 100 πακέτα το μήνα, που είναι 24.000 γιουάν ετησίως. Τα αναλώσιμα εκτυπωτή, τα ντουλάπια αρχειοθέτησης και ο χώρος του αρχείου είναι όλα δαπάνες. Μετάσύστημα γραφείου χωρίς χαρτί, αυτά τα έξοδα μπορούν να μειωθούν κατά τουλάχιστον 70%, το οποίο είναι επίσης φιλικό προς το περιβάλλον.

Ως επαγγελματίας κατασκευαστής και προμηθευτής, παρέχουμε προϊόντα υψηλής ποιότητας. Εάν ενδιαφέρεστε για τα προϊόντα μας ή έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετεεπικοινωνήστε μαζί μας.